Um bei einem neuen Projekt wie beispielsweise der Einführung eines neuen IT-Systems Verzögerungen und Konflikte zu vermeiden, ist es wichtig, noch vor Beginn alle Stakeholder zu definieren und deren Bedeutung und Einfluss auf den Verlauf eines Projektes einzuschätzen.

Stakeholder-Analyse - Definition

Stakeholder sind alle Bezugs- und Anspruchsgruppen, die ein einflussgebendes Interesse an einem Projekt oder einer zu entwickelnden Lösung haben. Typische Stakeholder können neben Mitarbeitern und Kunden auch Geschäftspartner, Lieferanten, Kapitalgeber oder Institutionen sein. Mit einer Analyse ermitteln Sie die wichtigsten Stakeholder eines Projektes sowie deren Motive, Einstellungen und Ziele in Bezug auf das Vorhaben.

Wann macht eine Stakeholder-Analyse Sinn?

Als Anbieter von Lern-Management-Systemen (LMS) haben meine Kollegen und ich schon mehrfach erlebt, dass die Einführung eines LMS bei einem Kunden ins Stocken geriet, weil nicht alle Stakeholder über die geplante Investition informiert worden sind. Eine Stakeholder-Analyse ist deshalb immer sinnvoll, auch wenn es nur wenige Anspruchsgruppen gibt. Eine möglichst frühe und transparente Information aller Betroffenen sichert den geplanten Projektablauf und schützt vor kostspieligen Projektverzögerungen oder gar -abbrüchen.

So identifizieren Sie die Stakeholder

Um herauszufinden, wer überhaupt die für ein Projekt in Frage kommenden Stakeholder sind, arbeiten Sie am besten im Team und beantworten Sie Fragen wie:

• Wer hat Interesse am Projekt?

• Wer ist fachlich, wer ist finanziell, wer ist operativ verantwortlich?

• Wer könnte Vorbehalte gegen das Projekt haben oder es verhindern wollen?

Werden Sie dabei so genau wie möglich und benennen Sie Personen und Ansprechpartner konkret.

Wenn Sie nur Abteilungen, Gruppen oder Institutionen nennen, besteht das Risiko, dass sich niemand verantwortlich fühlt und Ihnen wichtige Aspekte verloren gehen. Sammeln Sie die definierten Stakeholder mit den entsprechenden Kontaktdaten in einer Liste.

Vorgehensweise bei einer Stakeholder-Analyse

Bewerten Sie Stakeholder danach, wie wichtig sie für das Projekt sind und finden Sie heraus, an welchen Stellen es Probleme geben könnte. Dazu hinterfragen Sie die unterschiedlichen Ziele und Interessen der Beteiligten und leiten Sie daraus Maßnahmen ab, die zum Erfolg des Projektes beitragen. Bei der geplanten Einführung eines Learning-Management-Systems (LMS) könnte etwa der Einwand eines Geldgebers sein: Ein LMS kostet, bringt aber keinen Gewinn. Die daraus abgeleitete Maßnahme könnte ein Businessplan sein, der mit klaren Finanz- und Effizienzzahlen erklärt, wie ein solches System hilft, effizienter zu arbeiten, Talente zu fördern und die Organisation so weiterzubringen, dass Kosten langfristig sinken.

Lesetipp: Projektmanagement - Wissen, das Projektbeteiligte wollen

Beispiele für eine Stakeholder-Analyse

Eine solide Stakeholder-Analyse visualisieren Sie am besten. Wenn Sie alle Stakeholder definiert halben, könnten Sie etwa innerhalb eines Diagramms die Art der Beziehungen darstellen, die zu den verschiedenen Interessensgruppen bestehen.

Auch eine Mindmap eignet sich, um alle Stakeholder und deren Projektbedeutung abzubilden. Mit einem Zwiebel-Diagramm können Sie Stakeholder ihrer Bedeutung nach priorisieren und kategorisieren.
Alternativ erstellen Sie ein Koordinatensystem mit einer X-Achse, die für die Höhe des Interesses steht und einer Y-Achse, auf der Sie die Höhe des Einflusses messen. So ergeben sich vier Bereiche, von Stakeholdern mit wenig Einfluss und wenig Interesse unten links bis hin zu Anspruchsgruppen mit einem hohen Einfluss und hohem Interesse. Werden Sie kreativ um sich vor Augen zu führen, welche Bedeutung die jeweiligen Stakeholder in Ihrem Projekt haben.

Diese Informationen gehören in die Analyse

Zur finalen Ausarbeitung einer Stakeholder-Analyse gehören weitere Informationen wie Bedenken, die von bestimmten Personen kommen könnten oder welche Rolle finanzielle Interessen spielen. Sind alle Stakeholder definiert, hilft es, sich auf typische Einwände vorzubereiten und außerdem festzulegen, wann und wie Sie die Betreffenden über das Projekt informieren wollen. Mit einem einfachen Template wie dem untenstehenden behalten Sie den Überblick.

Template für eine Stakeholder-Analyse