Als Security-Experte ist Buchautor Dr. Richard White ("Cybercrime: The Madness Behind the Methods") davon überzeugt, dass es richtig ist, sensible Daten wegzusperren, um sie vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Auf der anderen Seite würden es manche Unternehmen mit den restriktiven Eingriffen jedoch übertreiben. Manche dieser Einschränkungen könnten gar den gegenteiligen Effekt haben, so White, etwa wenn Mitarbeiter mit "Lockouts" zu kämpfen haben und so ihren Job nicht mehr (oder zumindest nicht mehr effizient) ausüben können. Das wiederum führe dazu, dass die Angestellten nach Wegen suchen, diese Maßnahmen zu umgehen. Das Ergebnis: verminderte Produktivität und ein erhöhtes Risiko für sensible Daten.

White führt dazu ein Beispiel an, das er einmal live in einem Büro erlebt hat: "Ein Mitarbeiter hat ein Foto von sensiblen Daten auf seinem Computerbildschirm gemacht, damit er seinen Job zu Ende bringen konnte. Wenn IT-Security-Maßnahmen zu komplex sind, ist das Erste, was die User tun, einen Ausweg zu suchen. Die Security-Maßnahme wird hierdurch komplett wirkungslos. Security-Profis müssen ihre Policies und Prozesse auf Grundlage der tatsächlich bestehenden Risiken ausarbeiten und definieren. Am Ende muss ein rationaler Mix aus Sicherheitsmaßnahmen und Befähigung der User stehen", so der Autor und Director beim Managed Security Services Provider Oxford Solutions.

Dabei müssen Security-Teams nicht ihre kompletten Prozesse neu aufsetzen, um eine bessere Balance zwischen Security und Usability zu erzielen. Stattdessen sollten sie die Bereiche in Augenschein nehmen, wo die Mitarbeiter dazu tendieren, die IT-Sicherheit zu Gunsten der Produktivität zu vernachlässigen. Wir zeigen Ihnen fünf Gründe, warum Ihre Security-Maßnahmen umgangen werden.

Komplexe Passwort-Richtlinien

Passwort-Sicherheit ist eine absolute Grundlage der IT Security. Und doch haben viele Unternehmen nach Meinung von Experten Passwort-Policies aufgesetzt, die so kompliziert sind, dass sie mehr zur Schwächung als zur Härtung der Systeme beitragen. Solche Richtlinien verlangen den Mitarbeitern beispielsweise übermäßig lange und zu spezielle Passwörter (Groß- und Kleinschreibung, Zahlen, Symbole, Sonderzeichen, etc.) ab. Dazu kommt dann noch, dass man den sperrigen Passcode zudem alle paar Monate ändern muss.

Das Ergebnis: Das Passwort wird notiert oder noch schlimmer als Datei auf dem PC abgelegt, um es nicht zu vergessen. Auch hierfür hat Richard White ein abschreckendes Beispiel auf Lager: "Ich habe mal für ein Unternehmen gearbeitet, das von einem externen Hackerangriff betroffen war. Wie sich später herausgestellt hat, wurde die Attacke nur möglich, weil ein Angestellter mit Admin-Rechten seine Zugangsdaten elektronisch auf seinem Rechner abgelegt hatte."

Natürlich wollen die Experten damit nicht sagen, dass Passwörter im Unternehmensumfeld keine Berechtigung mehr hätten - im Gegenteil. Aber: Firmen und Organisationen sollten ihre Passwort-Richtlinien smarter gestalten und deren Komplexitäts-Erfordernisse auf einem erträglichen Level halten.

Password Sharing

Tim Crosby, Berater bei Spohn Security Consulting, hat ein weiteres Sicherheitsrisiko für Unternehmen ausgemacht: Das Teilen von Passwörtern beziehungsweise Login-Informationen: "Aus Security-Perspektive ist das natürlich alles andere als schlau", erklärt Crosby. "Aber die Mitarbeiter tun es trotzdem, weil sie schnell und unkompliziert etwas mit Kollegen teilen wollen. Das passiert auf allen Ebenen eines Unternehmens - ob es der CEO ist der seiner Assistentin Zugang gewährt oder zwei Angestellte im Posteingang, die kollaborieren oder sich gegenseitig vertreten müssen."

Um solchen Aktionen entgegen zu wirken, sollten Security Teams nach Meinung von Crosby deutlich enger mit dem Business zusammenarbeiten. Auf diese Weise könnten sie besser verstehen, welcher User wann Zugriff auf welche Daten benötigt. Auf Grundlage dessen sollten dann Policies erarbeitet werden, die "shared access" unter Berücksichtigung der IT-Sicherheit ermöglichen.